複数の人材紹介会社の管理が破綻する理由｜社数を減らさず立て直す3つのルール

複数の人材紹介会社を増やしたあとに起きる管理の行き詰まり

採用を早めるために、付き合う人材紹介会社を3社、5社と増やす企業は少なくありません。ところが社数を増やしたあとに、以前より選考が前へ進まなくなる例が出てきます。

採用担当者からは「どの会社に何を伝えたか思い出せない」「返信が後回しになっている」という声が挙がります。連絡の遅れが重なると、候補者を待たせている間に他社で決まりかねません。社数ではなく管理のやり方を見直す姿勢が欠かせないでしょう。

破綻しているのは社数ではなく、記憶と手作業に頼った管理のやり方です。本記事では、破綻の3つのサインから、社数を減らさずに管理を仕組みへ変える3つのルールまで解説します。

本記事が扱うのは、いまある社数を回す管理の側です。何社と契約するのが適正かという社数の決め方は、人材紹介は何社と契約すべきかで整理しています。

エージェントコントロールとはでは、複数社をまとめて動かす発想そのものを解説しています。関連するほかのテーマは、一括エージェントの記事一覧にそろえています。

複数社管理が破綻する3つのサイン

管理が限界に近づくと、日々の業務に決まった形で兆候が表れます。出方は、返信と記憶と進捗の3点に集中するのが大半です。

ここでは、社数ではなく管理のほうが限界に近づいているかを見分ける3つのサインを解説します。

• 返信の滞り｜各社からの推薦や連絡に当日のうちに返せず、未読のまま何日か過ぎる
• 記憶の追いつかなさ｜どの会社に、どの条件で、いつ何を伝えたかを思い出せず、同じ説明を二度する
• 進み具合の見失い｜いまどの候補者がどの段階にいるかを把握しきれず、返事を待たせている間に他社で決まる

この3つには共通の原因があります。付き合う会社が増えた分、頭の中と手作業だけで抱えられる量を超えている状態です。

担当者の能力の話でも、努力が足りない話でもありません。作業量を積み増す方向では直らない構造があります。

社数より速く増える管理項目の掛け算

頭の中だけで回らなくなるのは、増えるのが社数だけではないからです。追いかける中身は、候補者の数、一人ごとの選考状態、返す期限の掛け算で膨らみます。

ここでは、3社から5社へ増やしたときに管理項目がどこまで増えるかを解説します。

たとえば3社と付き合っていて、各社が2〜3人ずつ候補者を動かしているとします。それだけで、常時7〜8人分の状況が頭に乗ります。

しかも一人ずつ、いまどの選考段階にいるか、次にいつ何を返すか、その会社に何を伝えたかが付随します。追いかける項目は、候補者の数だけ枝分かれしていきます。

これを5社に増やすと、動く候補者は12〜15人ほどと、およそ2倍になります。頭に乗る項目は、その候補者ごとにさらに枝分かれします。

加えて同じ候補者が別の会社からも来ていないか、という会社をまたいだ突き合わせが必要になります。1社や2社のうちは記憶で回りますが、社数が増えると記憶で保持できる量の上限に達します。

上限に達した時点から、返信も進捗も抜け落ちていきます。

この突き合わせの手間は、契約先の種類が重なっているほど増えます。施工管理の採用のように、特化型と総合型を組み合わせて使う業種では、層の重なりを避ける組み合わせ方を施工管理で特化型と総合型を組み合わせる契約設計で解説しています。

社ごとに異なる専任や解約予告の定めも、同じように頭に乗る項目です。読み方は契約条件の読み方で整理しています。

同じ紹介会社でも、薬局の多店舗法人のように依頼する側の窓口が店舗ごとに分かれていると、本部が追う項目は店舗の数だけ増えます。入口を本部へ集める考え方は薬局で依頼の窓口を本部へ集める考え方で扱っています。

立て直す3つのルール｜頭の外につくる仕組み

立て直しに、社数を減らすことも、新しい採用手法を足すことも必要ありません。管理を頭の外へ出す作業を、3つのルールで仕組みにします。

ここでは、情報の集約から週1回の総ざらいまで、3つのルールの中身を順に解説します。

• 1つ目｜情報の集約（どの会社に・何を・いつ、を1つの管理簿へ）
• 2つ目｜返信の期限と担当の固定（一次返信を「いつまでに・誰が」で決める）
• 3つ目｜週に1回15分、選考中の案件の総ざらい（止まっている案件だけを拾う）

1つ目は、情報を1か所に集めることです。破綻の正体は、管理する中身が頭の中に散らばっている状態でした。

作るのは、ひとつの管理簿です。並べる項目は、会社名、その会社に伝えた条件や求人の中身、いま動いている候補者、その候補者の選考段階、次にいつ何を返すかの5つになります。

これを会社と候補者ごとに1行ずつ書き並べます。記憶をたどる運用をやめて、この1枚を見れば分かる状態へ移します。

それだけで、どの会社に何を伝えたか思い出せないという事態は起きなくなります。

道具は問いません。手元の表計算からでも十分に始められるでしょう。

大事なのは、どれを選ぶかよりも、必ずここに書くと決めて例外を作らない運用です。自社にどの道具が向いているかは、人材紹介の管理システム比較に譲ります。

2つ目は、返信の期限と担当を決めることです。返信が滞る原因は、担当者の怠慢ではありません。

手が空いたら返すという運用が、忙しさの前で後回しになるだけです。そこで、返信を個人の記憶や気分から切り離します。

各社からの連絡には当日中に一次返信を入れる、と期限を決めます。すぐ判断できない案件も、確認して明日までにお返しします、の一言だけはその日のうちに送っておくと効果的です。

あわせて、各社の窓口担当を1人ずつ決めておきます。誰が返すかが決まっていれば、誰かが返すだろうという宙ぶらりんの連絡もなくなります。

返信を仕組みにしておくと、忙しい週でも案件が止まりません。待たせたことによる取りこぼしが減るという効果があります。

3つ目は、週に1回15分、選考中の案件を総ざらいすることです。管理簿は、書きっぱなしにすると中身が古くなります。

そこで、週に一度だけ全部を見直す時間を固定します。曜日を決め、管理簿を上から下まで眺め、次のアクションが止まっているものだけを拾い出します。

一次面接の連絡が3日空いている案件、内定の返事を待たせている案件が対象です。こうした止まりかけを、逃す前に見つける時間になります。

目的は、動いている候補者を取りこぼさない確認です。案件が少ない週なら5分で終わります。

一次面接の連絡が止まる手前には、推薦を受けてから一次面接までの日数という区間があります。この区間を縮める3つの手順は、推薦から一次面接までの日数短縮にまとめています。

この3つは、どれも今の紹介会社を1社も減らさずに、今週から始められます。管理が仕組みになったところから、増やした社数が紹介数に結びつきます。

複数の紹介会社の運用を、まとめて最適化することが、複数社の管理を立て直すときの最優先の一手です。

とはいえ、集約も、当日の返信も、週1回の総ざらいも、日々の採用業務の片手間では続きにくいのが実情です。

この運用そのものを、人とAIの分担で引き受けるのが一括エージェントです。AIが各社とのやりとりや候補者の状況を1か所に束ね、人は当日の返信や求人情報の調整、紹介会社との関係づくりを受け持ちます。

実際、一括エージェントが運用を代行したある医療機関では、管理と運用を立て直したところ、各社からの紹介数が約2倍になりました。詳しい経緯は医療機関の導入事例で紹介しています。

今の紹介会社はそのまま、増やしすぎて回らなくなった手間だけを外に出す、という位置づけです。

どちらを先とみなすかに法令上の定めはないため、根拠になる受付の記録の残し方は、重複推薦のトラブルを防ぐ3手順で整理しています。

まとめ｜社数を減らさない管理の仕組み化

本記事では、複数の人材紹介会社の管理が破綻する原因と、立て直す3つのルールまでを整理しました。

要点は以下の3点です。

• 破綻の原因は社数ではなく、管理のやり方
• 記憶と手作業で抱えきれる量を超えた状態
• 立て直しは情報の集約、返信の期限と担当、週に1回15分の総ざらいの3つ

紹介会社は減らさなくてかまいません。3つを仕組みにすれば、増やした社数はそのまま紹介数に反映されるでしょう。

増やした社数を紹介経由の母集団としてどう数えるかは、中途採用の母集団を推薦の件数で分解する手順で確認できます。

社数を選び直さなくても、管理のやり方は今日から変えられます。まずは、いま付き合っている会社と、各社が動かしている候補者の段階を1枚に書き出すところが出発点です。

その1行が、管理簿の最初の1行になります。

とはいえ、集約と当日の返信と週1回の総ざらいを、日々の採用業務と並行して続けるには工数がかかります。その運用ごと人とAIで引き受けるのが、一括エージェントの運用代行です。

よくある質問

Q. 管理が破綻気味です。付き合う紹介会社を減らすべきですか

減らす必要はありません。うまく回らない原因は社数の多さではなく、記憶と手作業だけで管理している運用にあります。ここを仕組みに変えれば、複数社はそのまま強みになります。社数を減らすと、動いてくれていた会社からの推薦も一緒に減ります。まず情報を1か所に集める管理簿を作り、返信のルールを決めるのが有効です。それでも回らない社数まで抱えているなら、力を入れる先を絞るのはそのあとで十分です。

Q. 同じ候補者が2社から推薦されました。どう対応すればいいですか

まず、どちらが先に推薦してきたかを、連絡の日付で確かめます。そのうえで、両社に「同じ方が別の会社からもご紹介にあがっています」と事実をそのまま伝えます。隠して片方だけ選考を進めると、あとで手数料の支払先をめぐって揉めかねません。予防は、ルール1の管理簿です。候補者の名前を1か所で突き合わせていれば、二重の推薦はその場で気づけ、選考を始める前に交通整理ができます。

Q. 採用担当が1人でも、複数の紹介会社を回せますか

ルールを決めれば回せます。1人だからこそ、記憶に頼らず管理簿に集約し、返信の期限を決めておく効果が大きく出ます。逆に、ルールなしで社数だけ増やすと、1人ではまず抱えきれません。当日の返信や各社への情報共有まで手が回らない場合は、回らない部分の運用を外に出す代行という選択肢があります。担当者は判断に集中し、日々のやり取りは任せる、という分け方です。担当が1人の場合に何を手元に残し何を外に出すかは、兼務のまま採用を回す線引きで扱っています。