複数の人材紹介会社と契約していて、推薦そのものは毎月届いている企業があります。それでも面接の前後で候補者が抜け、採用の決定まで進む人数が募集の計画に届かない状況が続きます。
採用の担当者からは「推薦は来るのに面接まで残らない」「辞退の連絡が面接の直前に入る」という声が挙がります。候補者の志望度の問題として片づけると、次の募集でも同じ区間で候補者を失いかねません。辞退の多さは選考に費やす日数に左右されるため、推薦から一次面接までの日程を詰める運用が先に欠かせないでしょう。
本記事では、選考辞退が起きる時期の内訳から、推薦から一次面接までを縮める3つの手順まで解説します。
紹介会社の運用にまつわる記事は、記事の一覧にまとめています。
選考辞退が起きる時期の内訳
選考の辞退は、内定を出した後にだけ起きるものではありません。書類選考の通過を伝えてから面接の当日までの間にも発生します。
ここでは、辞退が起きる時期の分布と、企業の側で手を入れられる区間を解説します。
転職サイトの会員8,622名のうち、選考辞退をしたことがあると答えた人に辞退の時期を尋ねた調査では、「面接前」が46%で最多でした（複数回答・2023年5〜6月実施。エン・ジャパン『辞退の心理｜求職者8,000人超に聞いた辞退理由と、企業がすべき対策』）。
同じ設問で「面接後」は45%、「内定取得後」は37%です。辞退の多くは、内定の通知より前に起きています。
人材紹介を経由した選考でも、この分布の形は変わりません。推薦を受けてから面接の日程が固まるまでの間、候補者は他社の選考も並行して受けています。
面接前に辞退した理由として最も多く挙がったのは、他社の選考を通過したことでした。自社の面接がその後ろに置かれていると、会う前に候補者が抜けます。
内定を出した後の区間で打てる手は、紹介経由の内定辞退にまとめました。本記事は内定より前の区間に絞って進めます。
選考に費やす日数と辞退の関係
面接前に抜ける候補者は、他社の選考が先に進むだけの時間が空いた段階で判断しています。辞退の多さは、選考に費やす日数の長さに表れます。
ここでは、企業の側で起きている辞退の経験と、候補者の側の受け取り方を解説します。
内定までのリードタイムが原因で応募者から辞退された経験について、「かなりある」「ある」「まれにある」のいずれかを選んだ企業は合計で8割弱を占めます（マンパワーグループの調査（内定までのリードタイムと応募者の辞退））。
2024年2月に、企業の人事担当者を務める20代から50代の男女400名へ行われた調査の結果です。
同じ調査では、採用が決まるまでに時間がかかる理由として、面接日程の調整の難しさや社内の決裁に要する時間が自由回答で多く挙がっています。
候補者の側からも、同じ区間が見えています。
過去1年以内に転職した111名への調査では、応募後の面接設定が遅いと感じた経験が「かなりある」「ややある」の合計で73.0%にのぼりました（2023年3月実施。株式会社ダトラ『中途採用の面接実態に関する調査』）。
紹介会社を経由する選考では、この待ち時間が伸びやすい事情があります。日程のやり取りが企業と候補者の間で直接進まず、担当者を挟んだ往復になるためです。
企業が候補日を返すまでに1日、担当者が候補者に確認して返すまでに1日というやり取りを重ねると、面接の日が決まるまでに1週間が過ぎます。
担当者の側にも、推薦を出す先の優先順位があります。日程がすぐ埋まる企業から順に候補者を案内する動きは、紹介会社が動かない原因で扱いました。
推薦から一次面接までを縮める3つの手順
縮める対象は、推薦を受け取ってから一次面接を終えるまでの区間です。この区間の長さは、募集を始める前の段取りでおおむね決まります。
ここでは、日数を縮めるために先に決めておく3つの手順を解説します。
中途採用の選考にかかる日数の調査では、応募から面接までの平均が12.1日となっています（マイナビの中途採用状況調査2026年版）。
2025年の実績を対象に、同年12月、従業員数3名以上の企業で中途採用業務を担当する人事担当者1,500名へ行われた調査です。この平均日数は、1次面接をWEBで実施したことがある人の回答から算出されています。
2週間近い待ち時間は、他社の選考が1段進むだけの長さにあたります。手順は次の3つです。
- 面接枠の先出し
- 推薦が届いた日の日程返信
- 選考フローの事前確定
1. 面接枠の先出し
面接の日程を候補者ごとに組み立てると、面接官の予定を押さえる作業が毎回発生します。先に枠を取っておくと、この作業がなくなります。
やり方は、翌週以降の面接枠を週に2〜3本、面接官の予定表に固定で入れておく形です。枠は1本あたり1時間で足ります。
推薦が届いた時点で空いている枠を提示できるため、社内の調整を挟まずに候補日を返せます。枠が埋まらなかった週は、そのまま通常の業務に戻します。
2. 推薦が届いた日の日程返信
推薦の受け取りから候補日の提示までは、その日のうちに終える形を基本にします。合否の判断と日程の提示を分けて進めると、ここは短くできます。
書類の内容を読み込む前に、面接の枠を2つか3つ押さえて担当者へ返します。書類で見送ると決めた場合は、その旨を同じ日に伝えれば足ります。
社内で複数名が書類を確認する運用であれば、確認の締め切りを推薦の翌営業日に固定します。締め切りのない回覧では、書類が止まった日数がそのまま待ち時間になります。
3. 選考フローの事前確定
面接の回数、各回の面接官、合否を決める人を募集の開始前に決めておきます。選考の途中で面接を1回足すと、その分の日程調整がまるごと増えます。
決裁の段取りも先に固めます。最終の判断を役員会に上げる運用であれば、その開催日に合わせて一次面接の時期を逆算しておきます。
決めた内容は紹介会社の担当者に共有します。面接が何回あり、結果が何日で出るかを候補者が先に知っていると、他社の選考との並べ方を本人が組めるようになります。
いま使っている紹介会社を入れ替える必要はありません。変えるのは、推薦が届いてから面接が終わるまでの日数の作り方です。
推薦が届いた日に、面接の候補日まで返せていますか
複数の紹介会社の運用最適化で、推薦の受け取りから一次面接までの日数を縮める運用に寄せられます。サービス概要資料では、面接枠の先出しの組み方、推薦当日の返信の進め方、契約各社への日程の届け方がわかります。選考フローを事前に固める手順も、資料内でご確認いただけます。
無料で資料を受け取る複数社の推薦が重なる週の日程管理
3つの手順は、紹介会社が1社であれば短い時間で回ります。手間が重くなるのは、窓口となる紹介会社が複数に増えた後です。
ここでは、社数の多い体制で重なる日程の管理と、その引き受け先の考え方を解説します。
紹介会社に支払う費用は、採用が決まった時点で発生する成果報酬が主流です。契約を結んだ段階では支払いが生じないため、契約先を絞り込むより増やしておくほうが候補者に出会う機会は広がります。
社数の決め方は契約する紹介会社の社数で扱いました。本記事では、増やした契約を動かす側に話を進めます。
社数が増えると、同じ週に複数の会社から推薦が重なります。残っている面接枠は共通なのに、枠の状況を伝える相手は窓口の数だけ存在します。
1社に枠を提示した後、別の会社からの推薦でその枠が埋まる場面も起きます。更新が追いつかない会社からは、すでに埋まった枠が候補者に案内されます。
候補者の側から見ると、提示された日程が後から変わる形になります。面接前の辞退は、この取り消しの連絡をはさんだところで起きます。
契約各社の推薦件数と面接枠の埋まり具合を1枚にまとめ、枠の配り方を週ごとに見直す取り組みをエージェントコントロールと呼びます。進め方は複数の人材紹介会社を最適化する方法で解説しています。
この管理を採用業務と並行して毎週続けるのは、兼任の担当者には重い作業量になります。一括エージェントは、毎週の管理そのものを人とAIで肩代わりします。
契約各社とのやり取りと面接枠の状況はAIが1つの画面にまとめ、推薦が届いた日の返信、日程の提示、担当者との折衝は人が担います。
一括エージェントが紹介会社の運用を代行した医療機関の例では、各社からの紹介数が約2倍になり、2ヶ月で看護師2名の採用が決まりました。
まとめ｜選考日数の短縮から始める辞退対策
本記事では、辞退が起きる時期の内訳から、推薦から一次面接までを縮める3つの手順までを整理しました。要点は次の3点です。
- 選考辞退の46%は面接前に起きており、手を入れる区間は内定の通知より前にある
- 面接前の辞退は、他社の選考が先に進む時間が空いたという日程の問題として現れる
- 縮める手順は、面接枠の先出しと推薦当日の日程返信、選考フローの事前確定の3つ
選考の所要日数を短くする作業は、面接枠を週に2〜3本置くところからでも始められます。
ただし、契約各社へ面接枠の状況を毎週伝え直す作業は、日々の業務と並べると後回しになります。後回しにした影響は、面接の直前に入る辞退の連絡という形で現れます。
複数の紹介会社の運用最適化が、一括エージェントの引き受ける範囲です。推薦が届いた日の返信、面接枠の提示、契約各社への日程の更新までを人とAIで担います。
いま契約中の紹介会社はそのままで、面接の前に候補者が抜ける状況を変えられるでしょう。
よくある質問
Q. 選考辞退が続く場合、人材紹介会社の契約は見直したほうがよいですか
契約をやめる必要はありません。契約を減らしても、会える候補者の数が減るだけで、面接前に辞退が起きる区間はそのまま残ります。面接前の辞退の多くは、他社の選考が先に進む時間が空いたことで起きています。取り組む順番としては、契約をそのままにして推薦から一次面接までの日数を縮める進め方が現実的です。面接枠を先に押さえ、推薦が届いた日のうちに候補日を返す形に変えると、同じ契約先からの推薦でも面接まで残る人数が動きます。
Q. 推薦を受けてから一次面接までの日数は、どのくらいが目安になりますか
一律の日数は示せません。面接官の人数や社内の決裁の段取りで変わります。目安を置くなら、中途採用の調査で応募から面接までが平均12.1日だった水準より短く組む形になります。先に決めるのは、面接枠を週に何本置くかと、書類の確認を何営業日で締めるかの2点です。この2点が固まると、推薦から面接までの日数は短くなります。
Q. 面接の枠を先に確保しておくと、現場の負担は増えますか
枠を置くだけであれば、負担はほとんど増えません。推薦が届かなかった週は、その時間を通常の業務に戻すだけで済みます。むしろ負担が大きいのは、推薦が届くたびに面接官の予定を1件ずつ押さえ直す進め方です。候補者ごとに社内を回る調整がなくなるため、枠を固定する形のほうが担当者の作業は軽くなります。
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